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Comment optimiser la communication autour d’un événement ?

Communiquer autour d’un événement permet d’associer l’entreprise à une activité à caractère socioculturel pour en récupérer les connotations positives. Elle peut couvrir des domaines très divers, tout comme il est possible d’opter pour de prédilection de l’entreprise. Elle est réputée communication vivante car elle permet de communiquer directement avec le grand public dans un réel espace de communication. Comment l’optimiser ?

Qu’est-ce que la communication événementielle ?

Globalement, une entreprise s’associe à un événement socioculturel pour se rapprocher du public et améliorer son image. Comme toute stratégie de communication, elle permet d’améliorer la notoriété de l’entreprise, ou de présenter un nouveau produit. L’entreprise utilise un comptoir promotionnel pour profiter d’un sponsoring, un mécénat, ou un parrainage d’un événement quelconque. Dans l’idéal, il doit correspondre au domaine d’activité de l’entreprise, et à l’image qu’il souhaite véhiculer. L’entreprise peut profiter d’un événement déjà existant, avec des supports expositions extérieurs pour se rapprocher de son public. Foires, expositions et salons permettent de toucher un très grand nombre de personnes pour se faire connaître. S’associer à un événement sportif ou culturel, par contre, permet d’améliorer l’image, en profitant de la notoriété de l’activité. Durant une telle action de communication, il faut profiter du caractère unique de l’événement pour valoriser la relation client. Il ne faut donc pas hésiter de se servir de support de communication attrayant pour en tirer la meilleure partie. Elle exige une bonne préparation, car elle est ponctuelle et éphémère, avec un impact considérable pour la notoriété. Il est donc normal d’avoir recours à des professionnels pour que sa conception et sa réalisation soient parfaites. Certains prestataires comme exposez-facile proposent ce genre de service.

Avantages et inconvénients d’une communication événementielle :

La communication événementielle permet de toucher une audience de masse dans un délai très court avec un comptoir promotionnel. Elle est très efficace pour valoriser la marque de l’entreprise en profitant de simple support de communication. Elle a un effet direct sur la notoriété de l’entreprise, qui impacte directement sur les ventes. Grâce aux supports exposition extérieur, l’entreprise peut contrôler les messages qu’elle envoie pour respecter les valeurs qu’elle promeut. En ayant recours à des agences de communication, l’entreprise pourra à moindre effort profiter des retombés positifs de l’événement. Cependant, même si elle permet de toucher un très grand nombre de public, il y a souvent une forte déperdition. En effet, la cible n’est pas forcément bien définie au cours de l’événement qui limite le nombre de client potentiel. En général, de tels événements ont de nombreux sponsors, ce qui conduit à un encombrement publicitaire. Il faut donc se démarquer des autres pour éviter la saturation du public et se faire engloutir dans le flot. Malgré un comptoir de stand exceptionnel, la rentabilité peut être réduite, proportionnel à la courte durée de l’activité. Il n’est donc pas très efficace pour se trouver de nouveaux clients, mais plus pratique pour fidéliser l’existant.

Quelles étapes suivre pour être efficace ?

La première étape consiste à trouver l’activité qui permettra à l’entreprise d’exprimer pleinement ses valeurs et ses missions. En quoi l’événement peut être bénéfique pour l’entreprise, et véhiculer les mêmes valeurs et objectifs. Voir également les points qui rendent cet acte unique, pour se différencier des autres et être exceptionnel. Il faut ensuite préciser et quantifier les objectifs commerciaux, pour rentabiliser l’investissement dans les stands parapluie. Cela peut faire référence au nombre d’inscrit, au taux de fréquentation, ou même au chiffre d’affaire à réaliser. Ils facilitent l’évaluation du budget qu’on pourra allouer aux supports de communication et finaliser la stratégie. Il faut ensuite identifier les cibles, en faisant une étude approfondie de leurs attentes, leurs motivations et de leurs cultures. Cela permettra de concevoir des offres personnalisées pour chaque cible en fonction du profilage réalisé, en intégrant des activités adaptées. Avec tous ces éléments, il suffit maintenant de faire appel à la créativité pour concevoir roll up et kakemono. Avoir recours à des messages clés en utilisant les arguments qui parlent aux cibles, suivant chaque offre définie. Enfin, il reste à produire les supports de communication et les utiliser suivant le meilleur planning de diffusion. Ils doivent être déployés avant, pendant et après l’action, en ayant recours à l’ensemble des canaux existants.

Quelques astuces pour augmenter la rentabilité de l’événement :

Le positionnement de l’entreprise est indispensable dans l’organisation de la communication pour être crédible face aux concurrents. Il est également nécessaire d’allouer les ressources en fonction des tâches à réaliser en constituant une équipe dédiée. Pour éviter tout débordement et d’éventuel crêpage de chignon, un chef de projet devra être nommé pour définir l’ensemble de l’organisation. L’équipe devra agir en fonction du budget alloué, pour réaliser en priorité rollup et stand parapluie suivant les valeurs définies. Il ne faut pas hésiter à avoir recours à des intervenants externes pour dynamiser l’équipe et apporter plus de crédibilité. Le calendrier n’est pas à prendre à la légère, certaines périodes sont plus propices au commerce et augmentent l’attractivité de l’activité. Mais il ne faut pas oublier de faire correspondre calendrier, type d’événement à organiser, avec la cible qu’on a défini. Il peut être bénéfique de choisir les mêmes dates que les concurrents pour mesurer la force de la marque. Le choix du lieu est essentiel, il sera associé à l’image qu’on véhicule, tout en étant accessible à la cible. En termes de logistique il ne faut pas s’encombrer de lourd support de communication, les kakemonos sont si pratiques. Les plv restent les plus efficaces pour faire passer les messages à l’ensemble des cibles.